Del A. Allmänna bestämmelser
Del A gäller för alla tjänster som Heartspace tillhandahåller.
1. Tillämpning och avtalsstruktur
1.1 Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller när Heartspace PR Sverige AB ("Heartspace") tillhandahåller tjänster till företag, organisationer och andra juridiska personer ("Kunden"). Heartspace tillhandahåller inte tjänster till konsumenter.
1.2 Avtalet mellan parterna består av följande handlingar. Vid motstridiga uppgifter gäller de i denna ordning:
- Orderbekräftelsen, inklusive eventuell specifikation eller arbetsbeskrivning
- Eventuella särskilda bilagor, till exempel personuppgiftsbiträdesavtal
- Dessa Villkor
1.3 Villkoren är indelade i fyra delar. Del A gäller alltid. Del B gäller för byråtjänster (PR, kommunikation, opinionsbildning, innehållsproduktion, undersökningar, rådgivning och liknande konsulttjänster). Del C gäller för digitala tjänster (programvara, plattformar och tekniska tjänster som Heartspace tillhandahåller). Del D gäller när Heartspace behandlar personuppgifter för Kundens räkning. Orderbekräftelsen anger vilken eller vilka delar som gäller för det aktuella uppdraget.
1.4 Avtalet utgör parternas fullständiga reglering av uppdraget och ersätter tidigare skriftliga och muntliga åtaganden i de frågor avtalet omfattar.
2. Hur avtal ingås
2.1 Kunden kan lägga en order via beställningsformulär på heartspace.ai, via e-post eller via den signeringstjänst Heartspace anvisar. Bindande avtal uppstår när Heartspace skriftligen har bekräftat ordern genom en orderbekräftelse, eller när båda parter har signerat ordern elektroniskt.
2.2 Den som lägger en order för Kundens räkning garanterar att hen är behörig att ingå avtalet för Kundens räkning.
2.3 Heartspace förbehåller sig rätten att avböja en order, till exempel om uppdraget strider mot Heartspace publicistiska eller etiska principer, vid bristande kreditvärdighet eller vid intressekonflikt med befintliga kunder. Heartspace får genomföra kreditprövning och informerar i så fall Kunden.
3. Priser och betalning
3.1 Priser och faktureringsmodell framgår av orderbekräftelsen. Alla priser anges exklusive mervärdesskatt.
3.2 Betalningsvillkor är 20 dagar netto från fakturadatum om inget annat anges i orderbekräftelsen.
3.3 Vid försenad betalning har Heartspace rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen samt lagstadgad förseningsersättning och påminnelseavgift. Heartspace har rätt att pausa pågående leverans om betalning uteblir trots påminnelse, och att säga upp avtalet med omedelbar verkan om Kunden trots påminnelse har två förfallna obetalda fakturor.
3.4 För löpande tjänster utan fast avtalsperiod får Heartspace ändra priset med minst 30 dagars skriftligt varsel. Kunden har rätt att säga upp tjänsten till upphörande innan prisändringen träder i kraft. Under program- och projektperioder med fast pris ändras priset inte.
4. Kundens åtaganden
4.1 Kunden ska utse en kontaktperson med mandat att fatta löpande beslut, lämna godkännanden och företräda Kunden i frågor som rör uppdraget.
4.2 Kunden ska i god tid tillhandahålla det underlag, material, den information och de beslut som Heartspace behöver för att utföra uppdraget. Förseningar som beror på Kunden förskjuter överenskomna tidplaner och påverkar inte Heartspace rätt till avtalad ersättning.
4.3 Kunden ansvarar för att material som Kunden tillhandahåller inte gör intrång i någon annans rättigheter och att Kunden har de tillstånd, licenser och rättigheter som krävs för materialets avsedda användning. Kunden ska hålla Heartspace skadeslöst för krav från tredje part som grundas på material som Kunden tillhandahållit.
5. Immateriella rättigheter, gemensamma bestämmelser
5.1 Vardera parten behåller de immateriella rättigheter parten hade före avtalet eller som uppstår oberoende av avtalet.
5.2 Särskilda bestämmelser om rättigheter till leverabler finns i del B och om licenser i del C.
5.3 Heartspace får ange Kunden som referens med namn och logotyp samt visa levererat arbete i portfolio, säljmaterial och marknadsföring, om inte annat anges i orderbekräftelsen. Kunden kan när som helst återkalla denna rätt skriftligen, varvid Heartspace inom skälig tid upphör med ny användning.
6. Sekretess
6.1 Vardera parten förbinder sig att inte röja konfidentiell information som parten fått del av genom avtalet, och att endast använda sådan information för att fullgöra avtalet. Som konfidentiell information räknas bland annat affärsförhållanden, strategier, opublicerat material och annan information som rimligen bör förstås vara konfidentiell. Innehållet i orderbekräftelsen, inklusive individuellt avtalade priser, rabatter och villkor, utgör konfidentiell information; detta påverkar inte de listpriser Heartspace själv publicerar.
6.2 Sekretessåtagandet gäller inte information som är eller blir allmänt känd utan brott mot avtalet, som mottagaren kan visa att den hade tillgång till sedan tidigare eller utvecklat självständigt, eller som måste lämnas ut enligt lag, domstolsbeslut eller myndighetsbeslut. Om en part tvingas lämna ut information ska den om möjligt underrätta den andra parten i förväg.
6.3 Sekretessåtagandet gäller under avtalstiden och i tre år därefter.
7. Personuppgifter
7.1 När Heartspace behandlar personuppgifter för Kundens räkning är Kunden personuppgiftsansvarig och Heartspace personuppgiftsbiträde. För sådan behandling gäller personuppgiftsbiträdesvillkoren i del D, om parterna inte har ingått ett separat personuppgiftsbiträdesavtal.
7.2 Heartspace behandling av personuppgifter i övrigt, inklusive uppgifter som lämnas vid beställning och elektronisk signering, beskrivs i Heartspace integritetspolicy på heartspace.ai.
8. Underleverantörer
8.1 Heartspace får anlita underleverantörer för att utföra hela eller delar av uppdraget och ansvarar för underleverantörers arbete som för eget arbete.
9. Ansvarsbegränsning
9.1 Heartspace ansvarar inte för indirekta skador eller följdskador, till exempel utebliven vinst, produktionsbortfall, förlust av data eller tredje parts anspråk mot Kunden.
9.2 Heartspace sammanlagda ansvar under en order är begränsat till vad Kunden har betalat under ordern under de senaste tolv månaderna före den händelse som grundar anspråket.
9.3 Kunden ska framställa anspråk skriftligen inom skälig tid, dock senast sex månader från det att Kunden upptäckte eller borde ha upptäckt skadan.
9.4 Begränsningarna i denna punkt gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.
9.5 Kunden ansvarar för sin användning av levererat material och för innehåll som publiceras i Kundens namn. Material som Kundens kontaktperson har godkänt anses godkänt av Kunden.
10. Förtida upphörande
10.1 Vardera parten får säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 14 dagar från skriftlig anmaning, eller om den andra parten försätts i konkurs, inleder rekonstruktion eller annars är på obestånd.
11. Force majeure
11.1 Ingen part ansvarar för dröjsmål eller utebliven prestation som beror på omständigheter utanför partens rimliga kontroll, till exempel arbetskonflikt, krig, pandemi, brand, myndighetsbeslut eller omfattande driftstörningar hos tredje part. Den drabbade parten ska informera den andra parten utan dröjsmål och vidta rimliga åtgärder för att begränsa följderna.
11.2 Om hindret består i mer än två månader får vardera parten säga upp avtalet utan ersättningsskyldighet för tiden därefter.
12. Ändringar av Villkoren
12.1 Heartspace får ändra dessa Villkor. Väsentliga ändringar meddelas Kunden minst 30 dagar innan de träder i kraft.
12.2 För order med fast avtalsperiod gäller den version av Villkoren som anges i orderbekräftelsen under hela perioden. För löpande tjänster gäller de nya Villkoren från ikraftträdandet; en Kund som inte accepterar ändringen har rätt att säga upp tjänsten till upphörande dessförinnan.
12.3 Gällande och tidigare versioner av Villkoren publiceras på heartspace.ai/villkor. Varje orderbekräftelse anger vilken version som gäller för ordern.
13. Överlåtelse
13.1 Heartspace får överlåta avtalet i samband med överlåtelse av hela eller delar av verksamheten. Kunden får inte överlåta avtalet utan Heartspace skriftliga samtycke, vilket inte oskäligen ska nekas.
14. Meddelanden
14.1 Meddelanden enligt avtalet ska lämnas skriftligen via e-post till de adresser parterna angett i orderbekräftelsen eller senare meddelat.
15. Lagval och tvist
15.1 Svensk rätt tillämpas på avtalet. Tvister ska avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.
Del B. Särskilda villkor för byråtjänster
Del B gäller när orderbekräftelsen avser byråtjänster.
16. Tjänsteformer
16.1 Löpande månadsuppdrag. Uppdraget löper utan bindningstid och faktureras månadsvis i förskott om inget annat anges i orderbekräftelsen. Vardera parten kan säga upp uppdraget skriftligen, varvid det upphör vid utgången av innevarande kalendermånad. Betald period levereras. Erlagd betalning återbetalas inte.
16.2 Program. Uppdraget löper under en fast period som anges i orderbekräftelsen och är bindande för båda parter under hela perioden. Om inget annat anges i orderbekräftelsen faktureras program kvartalsvis i förskott, varvid den första fakturan avser programmets tre första månader och ställs ut vid programstart.
16.3 Förmåner som enligt orderbekräftelsen ingår i ett program, till exempel en opinionsundersökning, förutsätter att programmet fullföljs. Om programmet upphör i förtid på grund av Kundens avtalsbrott har Heartspace rätt att debitera utnyttjade förmåner till ordinarie pris samt återstående programavgifter fram till periodens slut.
16.4 Projekt. Uppdraget har fast pris och omfattning enligt orderbekräftelsen eller tillhörande specifikation. Ändringar och tillägg utanför specifikationen offereras och avtalas separat. Resultatbaserad ersättning kan ingå om det anges i orderbekräftelsen.
16.5 Avräkningsuppdrag. Uppdraget bygger på en förskottsbetald retainer som räknas av löpande mot nedlagd tid enligt det timpris som anges i orderbekräftelsen. Heartspace redovisar månadsvis nedlagd tid per aktivitetsområde, genomförda aktiviteter och återstående retainer. Ny fakturering sker först när retainern i huvudsak är förbrukad, om inte annat avtalas. Om uppdraget avslutas innan retainern förbrukats debiteras endast nedlagd tid, och oförbrukad del av retainern återbetalas eller krediteras.
16.6 Frånträdesrätt. För byråtjänster har vardera parten rätt att frånträda avtalet utan skäl inom tio kalenderdagar från avtalets ingående. Vid frånträde debiteras endast skälig ersättning för det arbete som utförts fram till frånträdet. Förskottsbetalda belopp som avser tiden därefter återbetalas.
17. Undersökningar
17.1 När en opinionsundersökning ingår i uppdraget framgår omfattningen, till exempel antal frågor, av orderbekräftelsen. Heartspace väljer undersökningspartner och genomförandemetod och ansvarar för att undersökningen genomförs med vedertagen metodik, om inte annat anges i orderbekräftelsen. Undersökningar kan genomföras i samarbete med externt undersökningsföretag eller i egen regi.
17.2 Tidpunkten för undersökningen planeras gemensamt utifrån uppdragets syfte. För undersökningar som ingår i program genomförs undersökningen normalt tidigast under programmets andra månad.
17.3 Kunden får resultatrapporten och rätt att använda resultaten i sin kommunikation. Metodik, paneler och rådata tillhör Heartspace eller det undersökningsföretag som anlitats.
18. Utförande, godkännande och publicistiska utfall
18.1 Heartspace utför uppdraget fackmässigt och med omsorg. För löpande uppdrag, avräkningsuppdrag och program lämnar Heartspace regelbunden redovisning av genomförda aktiviteter och resultat, om inte annat anges i orderbekräftelsen.
18.2 Utkast och material godkänns av Kundens kontaktperson före publicering eller distribution. Material som godkänts anses levererat i den delen.
18.3 Heartspace ansvarar för arbetets kvalitet och genomförande men garanterar inte specifika publicistiska utfall. Redaktioner, plattformar och andra tredje parter fattar självständiga beslut om publicering, räckvidd och placering.
19. Immateriella rättigheter till leverabler
19.1 Äganderätten till leverabler som Heartspace tar fram särskilt för Kunden inom uppdraget, till exempel texter, rapporter, presentationer och bildmaterial, övergår till Kunden när full betalning för den aktuella leveransen har erlagts. Fram till dess har Kunden en nyttjanderätt till leverablerna för uppdragets avsedda ändamål.
19.2 Heartspace behåller alla rättigheter till sina metoder, processer, mallar, verktyg, programvara och know-how, även när dessa använts för att ta fram leverabler.
19.3 För material från tredje part som ingår i leverabler, till exempel typsnitt, bildlicenser och datakällor, gäller respektive tredje parts licensvillkor.
Del C. Särskilda villkor för digitala tjänster
Del C gäller när orderbekräftelsen avser digitala tjänster.
20. Licens
20.1 Heartspace upplåter till Kunden en icke-exklusiv, icke överlåtbar rätt att använda den digitala tjänsten under avtalstiden, i den omfattning som anges i orderbekräftelsen.
20.2 Om Kunden är en byrå eller motsvarande och orderbekräftelsen anger det, får Kunden använda tjänsten för att leverera till sina egna kunder. Kunden ansvarar i så fall för sina kunders användning som för sin egen.
20.3 Samtliga rättigheter till programvaran, plattformen, dokumentationen och vidareutvecklingar av dessa tillhör Heartspace eller dess licensgivare.
21. Användning och konton
21.1 Kunden ansvarar för sina inloggningsuppgifter och för all användning som sker via Kundens konton. Kunden ska omedelbart meddela Heartspace vid misstanke om obehörig åtkomst.
21.2 Tjänsten får inte användas i strid med lag eller tredje parts rättigheter, för spam eller annan massdistribution i strid med god sed, för att sprida skadlig kod, eller för att utveckla, bygga eller jämföra en konkurrerande tjänst. Kunden får inte dekompilera eller på annat sätt försöka utvinna tjänstens källkod utöver vad tvingande lag medger.
21.3 Vid allvarlig eller upprepad överträdelse får Heartspace stänga av Kundens åtkomst tills överträdelsen upphört.
22. Kunddata
22.1 Data som Kunden lägger in i eller genererar genom tjänsten tillhör Kunden. Heartspace behandlar sådan data endast för att tillhandahålla, underhålla, felsöka och förbättra tjänsten samt i enlighet med del D eller eventuellt separat personuppgiftsbiträdesavtal. Kunden ansvarar för att den har rättslig grund för de personuppgifter som Kunden tillför tjänsten, till exempel mottagarlistor för distribution.
22.2 På Kundens begäran, framställd senast 60 dagar efter avtalets upphörande, lämnar Heartspace ut en kopia av Kundens data i ett rimligt elektroniskt format. Därefter får Heartspace radera eller anonymisera datan, om inte lag kräver fortsatt lagring.
23. Tillgänglighet och support
23.1 Heartspace strävar efter att tjänsten ska vara tillgänglig dygnet runt men garanterar ingen specifik tillgänglighetsnivå om inte annat avtalats. Planerat underhåll aviseras i förväg när det är möjligt. Akuta åtgärder som krävs för säkerhet eller drift kan genomföras utan föregående avisering.
23.2 Support tillhandahålls vardagar 9 till 17 CET via support@heartspace.ai, om inte annat anges i orderbekräftelsen.
24. Abonnemangsperiod
24.1 Abonnemang löper enligt den period som anges i orderbekräftelsen och förnyas därefter automatiskt med motsvarande period, om inte någon av parterna säger upp abonnemanget senast 14 dagar före innevarande periods utgång. Erlagd betalning för innevarande period återbetalas inte.
25. Betaversioner
25.1 Tjänster som tillhandahålls som beta, pilot eller motsvarande tidig version anges som sådana i orderbekräftelsen och tillhandahålls i befintligt skick. Heartspace lämnar inga garantier för betatjänsters tillgänglighet, funktionalitet eller fortlevnad, och funktioner kan ändras, läggas till eller tas bort utan föregående meddelande.
25.2 Priset för en betatjänst gäller endast under betaperioden. Inför övergång till ordinarie version lämnar Heartspace förslag på ordinarie villkor och pris, och Kunden väljer fritt om abonnemanget ska fortsätta.
25.3 Heartspace får avveckla en betatjänst med 30 dagars varsel. Förskottsbetald avgift som avser tid efter avvecklingen återbetalas.
25.4 Förslag, synpunkter och annan återkoppling som Kunden lämnar om en betatjänst får Heartspace använda fritt för utveckling av sina tjänster.
25.5 För betatjänster som tillhandahålls utan avgift lämnar Heartspace inget ansvar utöver vad som följer av tvingande lag.
25.6 Vissa verktyg på Heartspaces webbplats, till exempel pressmeddelande-generatorn, tillhandahålls kostnadsfritt och utan att något uppdragsavtal ingås. Sådana verktyg tillhandahålls i befintligt skick och i mån av tillgänglighet, utan garantier för riktighet, lämplighet eller tillgänglighet. Innehåll som genereras med verktygen tas fram automatiskt med AI och kan innehålla fel eller felaktiga sakuppgifter; du ansvarar själv för att granska och faktakontrollera innehållet innan det används eller publiceras. I den utsträckning tvingande lag inte säger annat har Heartspace inget ansvar för verktygen eller för innehåll som genereras med dem. Genom att använda ett sådant verktyg accepterar du dessa villkor i tillämpliga delar.
Del D. Personuppgiftsbiträdesvillkor
Del D gäller när Heartspace behandlar personuppgifter för Kundens räkning inom ramen för tjänsterna. Om parterna har ingått ett separat personuppgiftsbiträdesavtal har det företräde framför del D.
26. Roller och behandlingens omfattning
26.1 Kunden är personuppgiftsansvarig och Heartspace personuppgiftsbiträde för den behandling som omfattas av del D.
26.2 Behandlingens föremål, varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorierna av registrerade följer av orderbekräftelsen och tjänstens beskaffenhet. För digitala tjänster avses typiskt sett kontaktuppgifter till mottagare, intressenter och andra personer som Kunden tillför tjänsten, under avtalstiden, i syfte att tillhandahålla tjänsten.
27. Instruktioner
27.1 Heartspace behandlar personuppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Avtalet, inklusive orderbekräftelsen, utgör Kundens fullständiga instruktioner vid avtalets ingående. Kompletterande instruktioner ska lämnas skriftligen.
27.2 Om en instruktion enligt Heartspace bedömning strider mot dataskyddslagstiftningen ska Heartspace informera Kunden. Instruktioner som går utöver vad som följer av avtalet ersätts enligt Heartspace vid var tid gällande taxa.
28. Sekretess och säkerhet
28.1 Heartspace säkerställer att personer med behörighet att behandla personuppgifterna omfattas av sekretessåtagande.
28.2 Heartspace vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR. Om Kunden begär säkerhetsåtgärder utöver dessa ersätter Kunden Heartspace merkostnader.
29. Underbiträden
29.1 Kunden lämnar ett allmänt förhandstillstånd för Heartspace att anlita underbiträden. En aktuell förteckning tillhandahålls på begäran eller via Heartspace webbplats. Heartspace informerar Kunden om planerade förändringar, och Kunden har rätt att göra invändningar inom 14 dagar.
29.2 Heartspace ålägger varje underbiträde dataskyddsförpliktelser som minst motsvarar dem i del D och ansvarar för underbiträdens behandling som för sin egen.
30. Bistånd och personuppgiftsincidenter
30.1 Heartspace bistår Kunden, med hänsyn till behandlingens art, med att fullgöra Kundens skyldigheter avseende registrerades rättigheter, säkerhet, incidenthantering, konsekvensbedömningar och förhandssamråd. Bistånd som går utöver vad som ingår i tjänsten ersätts enligt gällande taxa.
30.2 Heartspace underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens personuppgifter, och lämnar den information Kunden skäligen behöver för sin incidenthantering.
31. Granskning
31.1 Heartspace ger Kunden tillgång till den information som krävs för att visa att skyldigheterna i del D fullgörs, och möjliggör och bidrar till granskningar. Granskning ska föranmälas i skälig tid, genomföras utan att störa driften och högst en gång per tolvmånadersperiod om inte en incident eller ett myndighetskrav motiverar annat. Kunden står sina egna kostnader och ersätter Heartspace skäliga kostnader för medverkan.
32. Överföring till tredjeland
32.1 Heartspace överför personuppgifter utanför EU/EES endast med stöd av en giltig överföringsmekanism, såsom beslut om adekvat skyddsnivå eller EU:s standardavtalsklausuler med nödvändiga kompletterande åtgärder.
33. Behandlingens upphörande
33.1 När behandlingen upphör ska Heartspace, enligt Kundens val och i enlighet med punkt 22.2, återlämna eller radera personuppgifterna, om inte lagring krävs enligt lag.
Heartspace PR Sverige AB, org.nr 556882-2042. Frågor om dessa villkor besvaras via hello@heartspace.ai.